Cuándo conviene documentar procesos (y cuándo es tirar el dinero).
Casi todas las empresas que nos piden un manual de procedimientos lo piden después de un error costoso. Es un buen momento para empezar, siempre que se documente lo correcto.
Cuándo sí
- Cuando la misma situación se resuelve distinto según quién la atienda
- Cuando la rotación de personal obliga a reentrenar desde cero cada vez
- Cuando la empresa prepara una auditoría, una certificación o una venta
- Cuando el dueño es el único que sabe cómo se hace algo crítico
Cuándo no
Documentar un proceso que va a cambiar el trimestre próximo, o uno que se ejecuta dos veces al año, produce papel que envejece antes de usarse. También es mal momento cuando el proceso actual no funciona: primero se corrige, después se documenta.
Qué distingue a un manual que se usa
Los manuales que sobreviven tienen tres cosas en común: describen el proceso tal como se ejecuta y no como debería ejecutarse idealmente, nombran un responsable por paso, y viven donde el equipo trabaja — no en una carpeta compartida que nadie abre.
Un manual no sirve para que la gente sepa qué hacer. Sirve para que la empresa no dependa de que lo recuerden.
Este contenido es de carácter informativo y no constituye asesoría profesional sobre un caso particular. Para revisar la situación específica de su empresa, agende una consultoría con el despacho.
